Podmínky ochrany osobních údajů

Tyto informace vysvětlují, jak společnost Bio & Aroma, s.r.o. nakládá s osobními údaji při provozu internetového obchodu www.well-me.cz, vyřizování objednávek, komunikaci se zákazníky a zasílání newsletteru Well Letter.

Osobní údaje zpracováváme podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejících právních předpisů. K vyřízení nákupu nepotřebujeme Váš souhlas se zpracováním údajů, které jsou nezbytné pro plnění smlouvy a zákonných povinností.

1. Kdo je správcem osobních údajů

Ve věcech osobních údajů nás můžete kontaktovat přímo prostřednictvím uvedených kontaktů. Nemáme jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.

2. Jaké údaje získáváme a odkud

Rozsah údajů závisí na tom, zda u nás nakupujete, máte zákaznický účet, odebíráte newsletter nebo pouze navštěvujete web. Zpracováváme zejména:

• Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, doručovací a fakturační adresu, e-mail a telefon; případně firemní údaje uvedené při objednávce.
• Údaje o nákupu: objednané produkty, číslo objednávky, cenu, zvolenou dopravu a platbu, stav úhrady a doručení, údaje potřebné pro vrácení platby a obsah reklamací či odstoupení od smlouvy.
• Údaje zákaznického účtu: registrační údaje, uložené adresy, historii objednávek a údaje potřebné k přihlášení a zabezpečení účtu.
• Komunikaci: obsah zpráv a údaje, které nám sami sdělíte při dotazu nebo vyřizování požadavku.
• Údaje související s newsletterem: e-mail, případně jméno, zvolený odběr, záznam o přihlášení či odhlášení a právním důvodu rozesílky. Podle využívaných funkcí a udělených souhlasů mohou být zpracovávány také údaje o reakcích na zprávy a zájmu o produkty.
• Technické a návštěvní údaje: IP adresu, údaje o zařízení a prohlížeči, provozní záznamy, nastavení souhlasu s cookies a při povoleném analytickém či marketingovém sledování také identifikátory a údaje o používání webu.

Údaje získáváme především od Vás. Informace o provedení platby nebo doručení získáváme také od příslušného poskytovatele platebních služeb či dopravce. Technické údaje vznikají při používání webu. Pokud objednávku necháte doručit jiné osobě, zpracujeme Vámi uvedené údaje příjemce jen v rozsahu potřebném pro doručení a související povinnosti; příjemce prosím o předání jeho údajů informujte.

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě

Objednávky a zákaznická péče

Údaje potřebujeme k přijetí a vyřízení objednávky, zajištění platby a dopravy, komunikaci o nákupu a vyřízení vratek. Právním základem je plnění smlouvy nebo provedení kroků před jejím uzavřením na Vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Při reklamacích zpracováváme údaje také pro splnění zákonných povinností podle písm. c).

Povinné údaje v objednávce potřebujeme k uzavření nebo splnění smlouvy. Pokud je neposkytnete, nemůžeme objednávku řádně vyřídit. Údaje označené jako nepovinné poskytovat nemusíte.

Zákaznický účet

Pokud si založíte účet, zpracováváme údaje pro jeho vedení a zpřístupnění jeho funkcí na základě plnění smlouvy o vedení účtu podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Zabezpečení účtu a prevence zneužití jsou naším oprávněným zájmem podle písm. f). Zrušení účtu neznamená výmaz dokladů, které musíme uchovávat ze zákona nebo pro řešení dosud neuzavřených nároků.

Účetnictví a zákonné povinnosti

Údaje na účetních a daňových dokladech a dokumentaci, kterou vyžadují právní předpisy, zpracováváme pro splnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Dotazy, ochrana práv a bezpečnost

Dotazy směřující k nákupu vyřizujeme v rámci kroků před uzavřením smlouvy. Ostatní běžnou komunikaci zpracováváme na základě oprávněného zájmu na vyřízení Vašeho požadavku. Pro ochranu a uplatnění právních nároků, prevenci zneužití a zajištění bezpečného fungování webu používáme nezbytné údaje na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Těmito oprávněnými zájmy jsou ochrana našeho majetku a práv, bezpečnost služeb a řešení sporů.

Newsletter a nabídky produktů

Pokud se přihlásíte k newsletteru samostatně, zpracováváme údaje na základě Vašeho souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné a není podmínkou nákupu.

Vlastním zákazníkům můžeme zasílat nabídky našich vlastních obdobných výrobků nebo služeb také za podmínek § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. Právním základem zpracování je v tomto případě oprávněný zájem na přímém marketingu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zákazník musí mít možnost zasílání jednoduše a zdarma odmítnout při získání kontaktu i v každé jednotlivé zprávě. Pokud je odmítne, pro tento účel jeho údaje nepoužijeme.

4. Cookies, analytika a personalizace

Cookies a obdobné technologie mohou ukládat údaje do Vašeho zařízení nebo z něj údaje číst. Některé jsou nezbytné pro provoz webu, jiné slouží k analýze návštěvnosti nebo přizpůsobení obsahu a marketingu.

• Nezbytné cookies: zajišťují například košík, přihlášení, bezpečnost a uložení Vaší volby cookies. K jejich použití není potřeba souhlas, pokud jsou skutečně nezbytné pro službu, kterou požadujete. Související osobní údaje zpracováváme podle účelu pro plnění smlouvy nebo na základě oprávněného zájmu na bezpečném a funkčním webu.
• Analytické cookies: slouží k měření návštěvnosti a používání webu, mimo jiné prostřednictvím Google Analytics. Jejich použití a související zpracování jsou podmíněny Vaším souhlasem podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
• Marketingové a personalizační technologie: mohou sloužit k vyhodnocení zájmu o produkty, přizpůsobení nabídek nebo propojení návštěvy s marketingovými nástroji, včetně webového sledování SmartEmailing. Pokud nejde o nezbytné technologie, jejich použití je podmíněno odpovídajícím souhlasem.

Samotné procházení webu, zavření lišty nebo nečinnost nejsou souhlasem. Analytické a marketingové cookies můžete odmítnout; běžné nakupování tím není podmíněno. Souhlas lze kdykoliv změnit nebo odvolat v nastavení cookies. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování uskutečněného před jeho odvoláním.

U newsletterových a marketingových nástrojů je nutné odlišit samotné odeslání zprávy od sledování jejího otevření, prokliků či chování na webu. Zákaznická výjimka pro zasílání nabídek sama o sobě nenahrazuje souhlas vyžadovaný pro sledovací technologie. Pokud se takové sledování používá, mohou vznikat údaje o reakcích na zprávy a zájmech, které slouží k vyhodnocení rozesílky a přizpůsobení obsahu.

Na webu se mohou zobrazovat prvky služeb třetích stran, například sociálních sítí nebo vložená videa. Jejich načtení může zpřístupnit provozovateli technické údaje o návštěvě. Netechnické sledování prostřednictvím těchto prvků podléhá odpovídajícímu souhlasu. Po přechodu na externí stránku se uplatní také pravidla jejího provozovatele.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme podle účelu a příslušných zákonných povinností. Na všechny údaje se nevztahuje jedna společná desetiletá lhůta.

• Vyřízení objednávky: po dobu potřebnou ke splnění smlouvy, vyřízení navazujících požadavků a splnění zákonných povinností.
• Účetní a daňové doklady: po dobu vyžadovanou příslušnými předpisy. U daňových dokladů k DPH jde zpravidla o 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo; u jiných účetních záznamů záleží na jejich druhu a zákonné lhůtě.
• Právní nároky a reklamace: v nezbytném rozsahu po dobu, kdy může být nárok uplatněn nebo je řešen, zejména s ohledem na příslušné promlčecí lhůty. Pokud probíhá spor či jiné řízení, může být potřebné uchování až do jeho pravomocného ukončení a vypořádání navazujících povinností.
• Zákaznický účet: po dobu jeho vedení. Po zrušení se samostatně posuzují údaje potřebné pro dřívější nákupy a zákonné povinnosti.
• Běžné dotazy: po dobu potřebnou k jejich vyřízení a navazující komunikaci; delší uchování jen tehdy, pokud má konkrétní zákonný nebo jiný oprávněný důvod.
• Newsletter: do odvolání souhlasu, odhlášení nebo dřívějšího zániku účelu zpracování. U nabídek vlastním zákazníkům jen po dobu trvání odpovídajícího zákaznického vztahu a přiměřeného očekávání těchto nabídek, nejdéle do odmítnutí.
• Záznamy souhlasů a odhlášení: v omezeném rozsahu po dobu potřebnou k doložení souladu s právními povinnostmi a respektování odmítnutí dalších zpráv. Nejde o pokračování marketingového využití kontaktu.
• Cookies, analytické údaje a bezpečnostní záznamy: podle účelu konkrétní technologie, nastavené doby její platnosti a doby potřebné pro měření nebo řešení bezpečnostního incidentu. Odvolání souhlasu ukončí další zpracování založené na tomto souhlasu; již anonymizované souhrnné statistiky nejsou osobními údaji.

Pokud údaje již nejsou potřebné a nemáme jiný právní důvod pro jejich uchování, mají být vymazány nebo nevratně anonymizovány. Konkrétní informace o uchování údajů vztahujících se k Vám si můžete vyžádat na uvedeném kontaktu.

6. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Údaje zpřístupňujeme v rozsahu potřebném pro příslušný účel zejména těmto příjemcům nebo kategoriím příjemců:

• Shoptet, a.s. – provoz e-shopového řešení, ukládání objednávek, zákaznických účtů a související technické služby.
• SmartSelling a.s., služba SmartEmailing – správa newsletterových kontaktů, rozesílání a související funkce v rozsahu jejich využívání a příslušného právního základu.
• Zásilkovna a PPL, případně jejich doručovací partneři – doručení podle Vámi zvolené služby.
• Poskytovatel zvolené platební služby a příslušné banky – provedení a ověření platby či vrácení peněz. Konkrétní poskytovatel je identifikován při využití platební metody.
• Poskytovatelé analytických a vložených služeb, zejména Google v souvislosti s Google Analytics a Meta v souvislosti s prvky sociálních sítí, v rozsahu načtení služeb a odpovídajících souhlasů.
• Účetní, daňoví a právní dodavatelé, poskytovatelé e-mailu, IT podpory a nezbytných doplňků e-shopu – v rozsahu potřebném pro jejich službu.
• Orgány veřejné moci – pokud předání vyžaduje právní předpis nebo je nezbytné pro ochranu práv v konkrétním řízení.

Někteří příjemci jednají jako naši zpracovatelé, jiní jako samostatní správci, například banky či dopravci při plnění vlastních zákonných povinností. Se zpracovateli musí být sjednány podmínky ochrany údajů podle čl. 28 GDPR.

7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

U mezinárodních dodavatelů, zejména služeb Google a Meta, může docházet k předávání nebo zpřístupnění údajů mimo Evropský hospodářský prostor, včetně Spojených států. Nelze proto obecně tvrdit, že všechny údaje zůstávají výhradně v EU.

Takové předání je přípustné pouze za podmínek kapitoly V GDPR. Odpovídající ochrana může být zajištěna rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně pro konkrétního příjemce, nebo vhodnými zárukami, například standardními smluvními doložkami spolu s případnými doplňujícími opatřeními. Použitý mechanismus musí odpovídat konkrétnímu příjemci a službě; samotný běžný souhlas s cookies nenahrazuje potřebné záruky předávání.

Informace o konkrétních příjemcích, příslušných zárukách a možnosti získat jejich kopii poskytujeme na žádost prostřednictvím jitka@well-me.cz. U konkrétních služeb se uplatní také jejich informace o ochraně údajů: Google, Meta a SmartEmailing.

8. Jaká máte práva

Za podmínek stanovených GDPR máte zejména právo:

• na přístup k osobním údajům a na jejich kopii;
• na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
• na výmaz, pokud jsou splněny zákonné podmínky; výmaz se nemusí vztahovat na údaje nezbytné ke splnění právní povinnosti nebo ochraně právních nároků;
• na omezení zpracování v případech stanovených GDPR;
• na přenositelnost Vámi poskytnutých údajů, pokud je zpracování automatizované a založené na souhlasu nebo smlouvě;
• odvolat souhlas kdykoliv, bez vlivu na zákonnost předchozího zpracování;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu z důvodů Vaší konkrétní situace; proti přímému marketingu lze namítat kdykoliv bez udání důvodu;
• nebýt předmětem výlučně automatizovaného rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky, pokud pro ně nejsou splněny zákonné podmínky;
• podat stížnost dozorovému úřadu nebo se domáhat soudní ochrany.

Marketingové nástroje mohou podle svých použitých funkcí a právního základu třídit kontakty či přizpůsobovat obsah podle nákupů nebo zájmů. Takové přizpůsobení není samo o sobě rozhodnutím s právními nebo obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR.

9. Jak nás kontaktovat a podat stížnost

Žádosti zasílejte na jitka@well-me.cz nebo na naši korespondenční adresu. Pokud máme důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme požádat o přiměřené doplnění údajů potřebné k ověření, aby nebyly údaje vydány neoprávněné osobě.

Na žádost reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení. V případech stanovených GDPR lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodu Vás informujeme během prvního měsíce. Uplatnění práv je zásadně bezplatné, s výjimkami stanovenými GDPR pro zjevně nedůvodné či nepřiměřené žádosti.

Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz, nebo u jiného příslušného dozorového úřadu podle GDPR.

Znění ze dne 12. 9. 2026. Při změně způsobu zpracování tyto informace odpovídajícím způsobem aktualizujeme. Zveřejnění změny samo o sobě nenahrazuje souhlas, pokud je pro nové zpracování potřebný.